英語 × 外資の働き方 = 年収200万円UP

【100%解決】ビジネスで伝わる英語のコツ3選|伝わらないを伝わるに!

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初めて英文を書くとき、どうしたら良いのか迷いませんか?

英文なんて書いたことがない人がほとんどだと思います。

カイカイ

僕も同じで、大学まで英語なんて使ったことなかったです

社会人になり外資に入社して、突然海外の人と英語のやりとりが始まりました。

当時の僕
  • メールで書いた英文の意味が、全然相手に伝わらない
  • 伝わらないから何度もメールを送るが、やり取りが一向に進まず上司に怒られる
  • 上司・先輩がフォローに入り、自分の仕事がなくなる

英語が伝わらないから仕事が進まない…上司・先輩からも呆れられました。

どうしたら伝わるか長い間とても悩んだんです。

そうして試行錯誤を繰り返しているうちに、伝わらないときは傾向があることに気がつきました。

カイカイ

傾向がわかったことで、対策法も確立できました

それから10年以上たち英語がペラペラになりましたが、今でも本記事で紹介する方法を使ってます。

この方法で100%伝わりますよ!

この記事を書いた人
筆者 カイカイ
  • 外資3社勤務を経て10年で英語習得
  • 3社目の外資で5年で年収200万円アップ
  • 英語で結果を出し4万人の従業員から社長賞を受賞

これから紹介する方法は、自分で考えたのでどの本にも書いてないです。

本記事を読むあなたにだけ紹介しますね。

まずは結論ですが、書いている英文が長文で分かりずらい可能性が高いです。

できるだけ端的に短い文章を心がけましょう。

いぬ後輩

え?たったそれだけ?

カイカイ

はい、伝わらない理由はほぼそれだけです

詳細解説していきます。

本記事を読めば、すぐに実践でき即戦力で英語の仕事ができますよ!

クリックして読める目次

伝わらない英語の共通点、伝わるビジネス英語へ

英語の文章チェック

僕が勤めている会社は英語が話せない人が多く、英文の添削を求められます。

たくさんの英文を見てきて、伝わらない英文は共通点があることがわかりました。

伝わらない英語の共通点
  • 文章が長く要点がわかりずらい
  • Google翻訳などの翻訳ソフトに頼っている

一つずつ詳細解説していきます

文章が長く要点が分かりずらい

まず初めに、伝わらない英語の特徴は、文章が長いです。

長い文章は、読み手にストレスを感じさせます。

ストレスを感じると、しっかり読んでもらえず誤解を生み理解してもらえません。

また長い文章は例外なく、要点がわかりずらいです。

長文はたくさんの情報を知ってほしい気持ちの表れですが、しっかり読んでもらえないので、逆に理解してもらえなくなります。

Google翻訳などの翻訳ソフトに頼っている

もう一つの伝わらない英語の特徴は、翻訳ソフトに頼っているためです。

Google翻訳など、最近の翻訳ソフトは進化がすごいですよね。

どんな日本語を書いても、ほぼ正しく英訳してくれます。

カイカイ

しかし逆に精度が高いゆえに、難解な長文でも英訳されてしまうんです

長文は読み手にストレスを感じさせ、かつ要点がわかりずらいと説明しました。

翻訳ソフトを使ってしまうと、簡単に長文が作れてしまうため、より伝わらない状況を生み出します。

ではどうすれば分かりやすい英語になるか

ではどうやって解決すればよいか、ポイントは2つあります。

  • 日本語を扱うように英語を扱わないこと
  • 箇条書きを使うこと

それぞれ次の章で解説していきます。

日本語の感覚で英語を扱わないことが、伝わるビジネス英語へ

英語が伝わらず落ち込む女性

日本人は日本語のネイティブで、自由自在に日本語を扱うことができます。

メールなど日本語で文章を書くと、ついつい文章が長くなったりしませんか?

長い文章はこのような印象を持たれます。

読み手への長い文章の弊害
  • 読むことに抵抗感を感じる
  • 前の文章を忘れてしまい論点が分からなくなる
  • 何度も読み返すと疲れてしまい、読み手が理解したいように理解する

自分が長い文章を受け取ると抵抗感があり、内容が理解できないときありますよね?

英語でも同じで、慣れない英語のほうがより混乱をきたします。

カイカイ

そしてここからが翻訳ソフトを使う弊害です

読み手の配慮を欠いた長い文章を翻訳ソフトで英訳させると、とても分かりずらい英語になります。

このように「長い文章 × 翻訳ソフト」は簡単に分かりずらい英語を作ってしまうのです。

箇条書きを駆使して伝わるビジネス英語に

箇条書きのイメージ

ではどうしたら伝わる英語になるか、それは

箇条書きを活用すること、です。

読み手を混乱させる文章は、文章が長く簡潔でないという特徴があります。

そのため「文章を短くする = 箇条書き」が一番理解しやすい文章となるのです。

箇条書きのメリット
  • 文が短くでき、読み手にストレスを感じさせない
  • 話が上から下に流れていくので理解しやすい
  • 端的に書くには頭を使うので、自分の頭の整理にも繋がる

僕も日頃、外国人とやりとりするとき箇条書きを多用します。

日本語で見ても、箇条書きがわかりやすいのは一目瞭然です。

箇条書きで考えない
箇条書きで考える
  • 顧客から要求された資料の件、早速上司のAさんに報告しよう。Aさんに報告したら、そのあとBさんに依頼して、そのときCさんにも助けてもらったほうがいいな。最後資料の確認はDさんにお願いして、承認はAさんにもらおう。
  1. 上司Aさんに報告
  2. 報告後Bさんに依頼
  3. 依頼するときはCさんの助けももらう
  4. 資料確認はDさん
  5. 最終承認はAさん

箇条書きで考えた日本語を英語にすると、わかりやすい英語になります。

日本語
英語
  1. 上司Aさんに報告
  2. 報告後Bさんに依頼
  3. 依頼するときはCさんの助けももらう
  4. 資料確認はDさん
  5. 最終承認はAさん
  1. Share to A-san for customer request.
  2. Request to B-san.
  3. Need C-san’s help.
  4. Confirmation by D-san.
  5. Need approval from A-san.

長文を書くのは時間がかかります。

しかしどれだけ時間をかけても伝わらないのです。

であれば、効率よく読みやすい箇条書きを使うのはいかがでしょうか?

箇条書きを使えば、時間短縮にも貢献できます!

4段階のステップで英訳、伝わるビジネス英語のコツ

英語・アルファベット

次に英語を書くときの効果的なコツを紹介します。

紹介する方法は、僕が英語を学び始めたころにやった方法で、もっとも確実です。

4段階にステップを分けて英訳を完成させる方法です。

イメージが湧かないと思うので、やり方と例題を紹介します。

ステップ
伝えたい日本語を書く

先日共有いただいた資料ですが、9ページ目の図に誤りを見つけました。
正しくはメールに添付した図です。

ステップ
書いた単語を英語に直し易い簡単な日本語に置き換える

数日前の資料を見ています。
9ページ目の図は間違っています。
メールに添付された図が正しいです。

ステップ
その日本語を英語の文法の順番に並び替える

私は見ています、数日前の資料を。
ありました、図の間違えが、9ページ目に。
メールの図が正しいです。

ステップ
正しい英文にする

I’m seeing a document a couple of days ago.
There is wrong figure in Page 9.
Figure in mail is correct.

初めて見ると「大変そう…」と思うかもしれませんが、100%確実に伝わる英語になります!

最初は確かに4ステップ終えるのに時間がかかりますが、慣れるとすぐできます。

さらに慣れると、4ステップ全て経由しなくて、ステップ1からステップ4までいきなり変換できるんです。

カイカイ

一点ポイントですが、長い文章はやめましょう

説明しましたが、長文は読み手が誤解をする可能性が高いです。

4ステップの英訳を行うときも簡潔になるよう箇条書きを使うよう心がけましょう。

伝わりやすいビジネス英語の順序

コツを教える男性

ここまで文章のコツ、英文をつくるコツを紹介しました。

最後に外国人に伝わりやすい説明のコツを紹介します。

まず、日本人の説明と外国人の説明では、順序が決定的に違いがあります。

日本人の説明
外国人の説明
  • 背景の説明
  • 問題の共有
  • 問題が発生している原因と詳細
  • 問題が与える損失
  • 解決策と結論
  • 簡単に背景の説明と問題の共有
  • 解決策の提示
  • 結論
  • 詳細は別の場で説明

日本人の説明は、話が順々に進んでいき最後に結論で終結します。

起承転結の流れですが、結論に行くまで時間がかかります。

一方、外国人の説明は解決策や結論を始めに伝え、次に詳細を説明します。

先に結論を伝えると、何をしたいのははっきりするため、その後の話が理解しやすいです。

英文を書くときは外国人に伝えることが多いと思うので、結論から先に伝えるようにしましょう。

かつ箇条書きを取り入れ、短く簡潔に説明するのが効果的です。

箇条書き4ステップの英訳結論を先にいう、これら3つを意識すると、ものすごく伝わりやすい英文になります!

まとめ

頂上に立つ女性

最後まで読んでいただきありがとうございました。

まとめです。

まとめ

なぜ伝わらないか

  • 文章が長い、翻訳機に頼っている

日本語を扱うように英語を扱うのをやめよう

  • 理由:文章が長くなるから

英文を作るには4つの段階を踏むと作りやすい

  • 普通の日本語
  • 簡単な日本語
  • 英文法に変換した日本語
  • 最後に英語

結論を先にいうことを心がけ、箇条書きを活用し伝わりやすい英語を目指そう

人に理解してもらう文章を書くことは、そもそも難しい技術なんです。

日本語でも難しいですよね?

英語ならなおさらです。

だからこそ、できるだけシンプルな文章で読み手の負担を減らすことが大事です。

また結論を先にいうことで、先に話の展開がスムーズに理解できます。

こうした読み手の配慮の積み重ねが、評価につながり信頼関係が構築されます!

慣れるまでは大変ですが、ぜひ本記事を参考にやってみてください。

この記事が皆さんの英語学習の支えになれば幸いです。

★最後までお付き合い頂きありがとうございました★

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