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すぐできる!!英語で電話をかける時のコツ3選【ビジネス英語15年のプロが解説】

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英語の電話緊張するなぁ…ちゃんと伝えられるかなぁ…

外国人と仕事をすると避けては通れない英語で電話をかけるという場面。

でも英語で電話ってハードル高いですよね。。

英語の電話がハードル高い理由
  • 顔が見れないから聞き取りにくい
  • 電波状況によって声がこもったりする
  • そもそも英語が聞けないし話せない

僕自身、英語を勉強していた10年ほど前は英語の電話が苦手で聞き取れませんでした。

当時の僕
僕: Please send document to me by today.
相手:xxxxx, xxxx, xxxxx(僕が聞き取れてない)
僕: Please send document by today!!
相手:xxxxx, xxx, xxxx!!(怒っている)
僕: Please!

全く会話にならず、ただ要求を相手に一方的にぶつける事ばかりしていました。とても失礼なやつでしたね…。

本当に沢山の失敗を重ねてきました…。

失敗から学び試行錯誤をした結果、今では全く問題なく世界中の人々と電話で仕事しています!

カイカイ

僕の経験も踏まえ、この記事では初心者の方が英語で電話が問題なくできるようになるコツを紹介したいと思います!
すぐ実践できる内容になっていますので、ぜひご活用ください!

早速結論から

  1. 電話をする前に事前に話す内容をシミュレーションする
  2. 電話をかけたら最初に自己紹介し話したい内容を伝える
  3. 聞き取りでは翻訳ソフトなど使えるものは全て使う

順番に解説していきます!

クリックして読める目次

英語で電話をするのはそもそも難しい

そもそも英語で電話をするという行為は難易度が高いです。

難易度が高い理由
  • 電話の音はこもりやすく聞きにくい
  • 相手の顔が見えないため、声だけで全てを理解しないといけない
  • 相手が忙しく電話が繋がらないときは連絡できない

最近ではPC上で通話できるアプリが沢山ありますが、その場合はPC画面を共有したりビデオをオンにして話せるので、比較的話しやすい環境かと思います。

しかし電話を使って電話番号でかける場合、難易度が高い状況になり難しさを感じると思います。

カイカイ

電話越しで行き当たりばったりだと、思わぬミスコミュニケーションの可能性があり危険です。

そのため次で説明するコツを駆使して、スムーズに会話できるよう臨みましょう。

❶ 英語で電話をする前に内容をシミュレーション、カンペも用意

初心者で行き当たりばったりの会話は大変危険です、というより不可能です。

そのため事前に会話する内容を考えましょう。

何の件を話したいか、どう言う状況か、相手から何を引き出したいのか・お願いしたいのか、をまとめましょう。さらに予想される質問と答えを用意できたらGoodです。

文章を覚えられなければ、カンペを用意しておくのも全然OKです。

カイカイ

英語が話せない同僚もカンペを用意することで電話会議がスムーズに進められています。

使える英文の例

依頼するとき
I would like you to prepare xxxx.
▶︎ xxxを準備して頂きたいです。

頼むとき
Could you share document for customer by tomorrow?
▶︎ 明日までに顧客のための資料をシェアして頂けますか?

カンペを作る際は出来るだけ短い文章を心がけましょう!長い文章だと読んでいて途中で自分の言いたい事が分からなくなります。

またGoogle翻訳は使わず自分で文章を作ってください。自分で考えた英語じゃないと生の英語にならず、自分の勉強にならないためです!

❷ 電話したら最初に英語で自己紹介し、話したい内容を伝える

いよいよ電話です。

まずは最初に自己紹介をしましょう。

自己紹介

Hi this is xxx, are you available to call now?

▶︎もしもしxxxです、今お電話可能でしょうか?

決まり文句ですが、電話では自分の事を “I am” とは言わず “This is” と言います。理由はあるそうですがそのまま覚えてください。

もし電話ではなくTeamsやZoomのアプリを使う場合は、誰か分かるので自己紹介は不要です。

次に、❶で準備した何を話したいかを伝えましょう。

カイカイ

ここをしっかり伝えないとミスリードする場合があります。
でも大丈夫、すでにしっかり準備をしているので焦る必要はないですよ!

どの人でも大体こちらが会話をスタートしたらじっくり聞いてくれます。そのため焦らず丁寧に伝えればOKです。

❸ 電話の英語の聞き取りは、翻訳ソフトなど使えるものは全て使う

❷では自分の伝えたい事を伝えました。もちろんこれで終わりではなく相手から質問などがあり聞き取りをしないといけません。

しかし初心者がいきなり相手の会話を理解することはほぼ不可能です。

そのため聞き取りのために使えるものはなんでも使いましょう!

  • 字幕機能
  • 翻訳ソフト(PCで電話していないならスマホのアプリや翻訳機)
  • 誰かにサポートしてもらう

実践で何とか聞き取りを頑張って英語の上達をしたいところですが、そもそも内容を理解する事が先決。

ここは内容把握に重点を置くため使えるものは何でも使いましょう。

カイカイ

もしどうしても聞き取れない時は、その場でチャットかメールで質問を書いてもらい文字で内容を確認するのも有効です。

» リスニングができない人の特徴とリスニング上達のコツを紹介中!

英語で電話するときに重要なスモールトーク

英語での電話のかけ方をネットで調べると「スモールトークの有効性」を解説しています。

スモールトークとは

会議の冒頭で「天気の話」や「最近の話題」などの雑談を数分することで、重い内容の会議も多少円滑なコミュニケーションができるようになる

確かにスモールトークは円滑なコミュニケーションという点で有効ですが、初心者が無理にする必要はありません。

スモールトークは話す事に慣れていない初心者にとって正直難しいです。

カイカイ

僕はスモールトークは必ずやります。円滑にコミュニケーションが進められるので。でもそれができるようになったのは英語を勉強して数年後からです。

スモールトークは失敗すると場が変な空気になります。

  • 初心者が無理に話すとたどたどしくなり、たどたどしいスモールトークは聞いていると辛い
  • 失敗すると変な空気になる
  • 変な空気になると本題に入った時スムーズに会話が展開しない

まずは❶〜❸で紹介した点をしっかり対応し、内容で勝負する事を心がけましょう!

英語の電話でよく使うフレーズ集 

最後にビジネスでよく使う英語のフレーズを紹介します。

電話で最初の一言

Hi this is xxx, are you available to call now?

▶︎もしもしxxxです、今お電話可能でしょうか?

議題を言う時

I would like to talk about xxx.

▶︎xxxについて話しをさせて頂きたいです。

聞き返す時

I’m sorry, could you say it again please?

▶︎すみません、もう一度おっしゃって頂けますか?

電話を切る時

That’s all from my side, thank you, bye.

▶︎私からは以上です、ありがとうございました、バイバイ

まとめ 

ここまで読んで頂きありがとうございました!最後にまとめです。

まとめ
  • 英語を使った電話はそもそも難易度が高い
  • 事前に伝える内容をまとめておこう、カンペを用意してもOK
  • 電話をかけたらまず自己紹介、その後用意した内容を伝える
  • 相手の話している事が分からなければ、翻訳アプリなど使えるものは何でも使う
管理人のつぶやき

英語をビジネスで使わなければならない場面は突然くることが多いです。

その時までに話せるようになっていれば良いですが、中々そうはならず困っている人が多いと思います。

こちらの記事でも紹介していますが、英語の習得は時間がかかります。

そんな時はこの記事の内容を実践して頂き、結果が出せるよう頑張ってください。

英語学習は時間がかかりますが時間をかければ必ず習得できます、気長にいきましょう!

★最後までお付き合い頂きありがとうございました★

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